Reuniones, reuniones, reuniones. Y más reuniones. Hace unos días conversaba con unos ejecutivos, y hubo un consenso en que la cantidad de tiempo pasado en reuniones es enorme. Uno de ellos relató que en promedio pasaba un día y medio cada semana en reuniones. Es decir, de los cinco días de la semana, uno y medio eran “de puras reuniones”. Pero lo más importante fue su evaluación acerca de las mismas: “la mayoría son una pérdida de tiempo”.Y esto no es solamente en las empresas. En otros contextos las reuniones suelen ser igualmente improductivas. Las famosas reuniones de apoderados en los colegios, para citar solo un ejemplo, son tan largas e improductivas, que finalmente ningún apoderado quiere asistir, y con toda razón. Por otra parte, las reuniones son también imprescindibles. ¿Cómo conjugar ambos aspectos?. Simplemente aplicando algunas sencillas reglas que pueden transformar una reunión aburrida e improductiva, en una reunión corta, dinámica, productiva y exitosa. Lo primero es definir una tabla, una agenda, con los temas a tratar y con el objetivo bien definido de qué se pretende lograr. En segundo lugar es necesario definir quiénes asistirán a la reunión. Muchas veces se invita a personas cuya presencia no es necesaria, porque no están relacionadas con el tema o porque no están en condiciones de hacer aportes.
Una vez definida la agenda y los participantes, a cada uno de ellos se le debe hacer llegar la tabla de la reunión para que la conozcan y revisen, y puedan proponer otros temas, ya que durante la reunión no se deben tocar temas que no estén en la tabla. Junto a esto, es importante informar la hora de inicio y la hora de término, y respetar ambos límites. Esto permite a las personas prepararse con tiempo, y disponer además de su propio tiempo para las demás actividades diarias. Cuando hay temas relevantes, es recomendable sugerirles que se preparen, para que así lleven la información necesaria y contribuyan con todo su potencial a la reunión. Lo primero que se debe tratar son los temas más importantes.
Durante la reunión misma, debe haber un manejo cuidadoso. Es fundamental lograr que la discusión se mantenga focalizada en los temas específicos que se están tratando. Muchas veces los asistentes se dejan llevar por todo tipo de ocurrencias, de temas bien ajenos a la tabla. Esta es la principal causa de la pérdida de tiempo y frustración que se siente en algunas reuniones. Asimismo, deben minimizarse las interrupciones, el desorden y los comentarios o conversaciones aparte, entre los asistentes. Y también evitarse el diálogo entre el conductor de la reunión y uno solo de los asistentes.
Otra regla es incentivar la participación de todos los presentes. Hay personas muy introvertidas o tímidas, que sin embargo también tienen opiniones e ideas que aportar, y es deber del conductor de la reunión abrirles el espacio para que hablen, incluso a veces haciendo callar a los demás. Al alentar la participación, naturalmente que habrá ideas contradictorias. Pero justamente uno de los propósitos de toda reunión (salvo las meramente informativas) es desarrollar soluciones grupales y creativas frente a los problemas que se están tratando. Se debe desarrollar el pensamiento crítico, pues si todos estuvieran de acuerdo en todo, no habría sido necesario hacer la reunión.
Sin embargo al alentar la discusión y las ideas divergentes, se puede correr el riesgo de roces o fricciones entre algunos miembros. La discusión siempre hay que mantenerla sobre las ideas, y nunca permitir que se pase a ataques personales. Finalmente, en cada punto que se trate y se logre un acuerdo, es muy importante distribuir las tareas y designar responsables, así como establecer un control o seguimiento del cumplimiento de estos acuerdos.
